ضع نظام إدارة الحضور على الطيار الآلي

نظام إدارة الحضور هو حل رقمي لتسجيل حضور أو غياب الموظف وفقًا لتوقيتات دخوله وخروجه. يرتبط حضور الموظف مباشرة بساعات العمل التي يقضيها في مشروع أو مهمة معينة. إنه يظهر دافعه ولباقته تجاه العمل.

كل منظمة تضع سياسة حضور تناسب احتياجاتها. تحدد هذه السياسة ساعات العمل وأوقات المناوبات التي يُطلب من الموظف اتباعها. يمكن أن تشمل المناوبات الثابتة والمرنة والدورية.

تسجيل الحضور في مكان العمل مهم لأنه يحدد ساعات العمل التي يقضيها الموظف في المكتب. تساعد هذه الساعات العمل في الفعليعملية الرواتبفي نهاية الشهر. قد تعطيك سلوك جيد ومنتظم في العمل سُلَّمًا إلى موقع أفضل. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يزيد أيضًا من الإنتاجية والمعنويات. الغياب المتكرر يؤدي أيضًا إلى مشاكل في مكان العمل ويخفض معنويات الموظفين المخلصين الذين يريدون يومًا عطلة بسبب الإرهاق.

يضمن تسجيل الحضور المنتظم أن يتم ملاحظة الموظفين ويساعد في جعلهم منتظمين تجاه عملهم.

حتى الآن، تم استخدام طرق معينة لتسجيل الحضور من الطرق المعتمدة على الورق إلى الطرق المعتمدة بالكامل على السحابة. ولكن عندما تريد أن تقوم بتحديث عملك مع مرور الوقت، فإن نظام معالجة الحضور المعتمد على السحابة يبرز كنعمة.

قائمة الحضور المعتمدة على الورق
نظام الحضور هو عادةً طريقة تعتمد على الورق حيث يحتاج كل موظف إلى التوقيع عند المدخل والمخرج من المكتب. يتم تحديث هذا النوع من النظام كل شهر وتخزينه. لكن هذه الطريقة عرضة جدًا للأخطاء، والحضور بالوكالة، وسرقة الحضور. في نهاية كل شهر، يحتاج المدير إلى حساب إجمالي الساعات التي قضيت في العمل، والوقت الإضافي، والرواتب. بالنسبة لعدد كبير من الموظفين، فإن هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة جدًا للأخطاء البشرية.

أوراق قائمة على إكسل
بعد قيود حصر الحضور، جاءت جداول إكسل لحساب الحضور. كانت أفضل بكثير من السابقة حيث تُستخدم الجداول المُعدّة لإدخال بيانات الحضور. بسبب التدخل البشري، فإن هذه الطريقة عرضة للأخطاء، ويجب على المرء التحقق من كل البيانات مرتين لتأكيدها لحساب ساعات العمل وإنهاء الراتب.

الآلات المتكاملة البيومترية وبطاقات السحب
تلتقط الآلات البيومترية حضور الموظف من خلال بصمات أصابعه. هذه الطريقة تقضي على الحضور بالوكالة ولكنها تتطلب الكثير من المال والوقت لتثبيت جهاز بيومتري، وصيانته، ودمجه مع خادم مركزي، وعدد متعدد من الأجهزة لكل مكتب.

تنتهي جميع قيود الطرق المذكورة أعلاه عندما تستخدم نظام إدارة الحضور الذي يوفر كفاءة زمنية دون أي سرقة للحضور وأخطاء بشرية.

نظام إدارة الحضور المعتمد على السحابة
لماذا لا تستثمر المال في نظام يمكنه تبسيط عملية الحضور من البداية إلى النهاية وهو طريقة فعالة خالية من الأخطاء؟ نظام إدارة الحضور القائم على السحابة هو خيار فعال يوفر الوقت وحتى يوفر التكاليف لك. بدلاً من قضاء وقتك الثمين في تجميع وجمع وتوليد بيانات الحضور بمساعدة النظام القائم على السحابة، يمكنك استخدام وقتك للتخطيط وتنظيم العمليات الاستراتيجية التي تتماشى مع احتياجات عملك.

هناك مجموعة متنوعة من الخصائص التي تقدمها طريقة الحضور المعتمدة على السحابة. مع هذه الوظائف، يمكنك ضمان تسجيل الحضور بشكل أكثر بساطة وسرعة دون إضاعة الوقت بطرق قديمة. إليك قائمة بتلك الخصائص.

بوابة الخدمة الذاتية للموظف
نظام ESS هو ميزة استثنائية جدًا لنظام حضور الموارد البشرية. من خلال تسجيل الدخول إلى بوابة خدمة الموظف الذاتية، يمكن للموظفين الوصول إلى تفاصيل الحضور، والتحقق من الضغطة المفقودة، والتقدم عبر الإنترنت للتسوية وإدارة الإجازات.

أونلاين بانش
تسمح المنصة للموظفين بتسجيل الدخول عبر الإنترنت من خلال تسجيل دخولهم في كل مرة يدخلون فيها ويغادرون المكتب. هذه الميزة متاحة لكل قسم وقابلة للتحكم من الخادم المركزي الرئيسي.

تنظيم الحضور
إذا نسي الموظف بطريقة ما أن يسجل، فإن ميزة تنظيم الحضور تساعد في التقدم لذلك. تُظهر هذه الميزة الوقت الشهري للدخول والخروج بالإضافة إلى العطلات، والإجازات، والتسجيل المفقود. يمكن للموظفين التقدم لتنظيم الحضور مع السبب من خلال نفس الخيار.

تكامل الأجهزة
افترض أنك تستخدم أي جهاز بيومتري أو ماسح بطاقات لتسجيل الحضور. في هذه الحالة، يمكن دمجه مع الحل الرقمي لتنظيم وتخزين بيانات الحضور في الخادم السحابي المركزي مباشرة. حيث يتم تخزين البيانات مباشرة في النظام، يمكن القضاء على استهلاك الوقت للحساب والأخطاء، مما يمنحك عملية دفع رواتب سلسة.

تكامل الحضور-الرواتب
إذا كانت كشوف المرتبات الخاصة بك مدمجة في حل التنقل الخاص بك، فلا حاجة لإجراء حسابات لساعات العمل، وتعويضات العمل الإضافي، وإدارة الإجازات. ستقوم كشوف المرتبات بجلب معلومات الحضور مباشرة وتقوم بمعالجة دفع خالي من الأخطاء وسلس.

نظام الموافقة
يمكنك إدارة نظام الموافقة الخاص بك مباشرة من خلال تكوين سياسة الحضور. يمكن للشخص المخول التعامل مباشرة مع الطلبات والتطبيقات من خلال بوابة ESS. إنه يوفر إدارة فعالة للتطبيقات دون إضاعة الكثير من الوقت في الموافقة. عند إنشاء أي طلب، يقوم النظام بإخطار المدير المعتمد. يمكن للموظفين التحقق من حالة الطلبات من البريد وإشعار النظام.

التقارير
حل إدارة الحضور يولد تقريرًا مدمجًا وفقًا لاحتياجاتك. قد تتضمن هذه التقارير تسجيلات الدخول والخروج، ملخص الحضور الشهري، تفاصيل ساعات العمل، لذا لا تحتاج إلى الحساب، وتقارير العمل الإضافي والتعويض، والعديد من الآخرين لتوفير الوقت لك لأعمالك الإنتاجية الأساسية.

إدارة الحضور تحمل الكثير من الوظائف بدءًا من تسجيل الدخول/الخروج إلى تكامل الرواتب الذي يجب إنجازه.

إعداد السياسة
سياسة الحضور مُعدة بناءً على ساعات عملك، وقت الدخول، وقت الخروج، توفر العمل الإضافي، الخروج المبكر، حسابات الوصول المتأخر، وإدارة الموافقة على الطلبات. بناءً على قسمك، يتم وضع سياسة مرنة تشمل جميع الجوانب لحساب ساعات العمل. قد تختلف هذه السياسة من موظف إلى موظف.

باستخدام الطرق التقليدية، يصبح من الضروري طباعة سياسة جديدة بالكامل حتى لو تم إجراء تغيير صغير. بينما باستخدام البرمجيات، كجزء من تبني برنامج عبر الإنترنت، من السهل إدخال تغيير صغير. أيضًا، تصميم سياسة الجدول الزمني سهل جدًا دون إنشاء جداول إكسل.

تسجيل الموظف
بمجرد أن تقوم بتكوين السياسة، من الضروري تعيين سياسة معينة لموظف محدد وإبلاغهم بالتحديثات.

تسجيل الحضور
بالنسبة لمنظمة تستخدم طرقًا قائمة على الورق، يحتاج الموظفون إلى توقيع قائمة الحضور في كل مرة يدخلون فيها ويخرجون. مع القياسات الحيوية، يتم تسجيل الحضور باستخدام بصمة الإصبع. بالمقارنة، تسهل مراقبة الحضور الرقمية للموظفين تسجيل الدخول عبر الإنترنت باستخدام بيانات تسجيل الدخول الخاصة بهم.

إدارة الإجازات
تُعتبر فترات الإجازة للموظفين أيضًا عند حساب الحضور. تتضمن وحدة الإجازات في الموارد البشرية عملية تخصيص الإجازات، والتحكم في طلبات الإجازة، والموافقة عليها. أثناء تكوين قواعد أخذ الإجازات، تحتاج الإدارة إلى توفير كمية ثابتة من الإجازات، وكيفية السماح للموظفين بالاستفادة منها، ومن يحتاج إلى الموافقة على هذه الإجازات.

تستهلك الطرق التقليدية لمعالجة طلبات الإجازة كمية كبيرة من الوقت من طلب الإجازة إلى الحصول على توقيع المدير المخول على الورق. لكن منصة تقلل من وقتك هنا، وتعالج إدارة الإجازات بلمسة واحدة.

حساب نهاية الشهر
هنا تأتي الجزء الأكثر تحديًا في حساب إجمالي الساعات للرواتب. يتضمن هذا الحساب إجمالي الساعات التي عملها الموظف، والإجازات المأخوذة، وحساب الساعات الإضافية. هذه المنطقة هي الأكثر عرضة للأخطاء في العد البشري. يحتاج المدير إلى التحقق من كل تفاصيل للتأكد من صحة الرواتب. وبالتالي يمكننا أن نفترض كم يمكن أن يكون هذا مستهلكًا للوقت.

التقارير
بعد حساب الحضور، يتم الانتهاء من التقارير الشهرية حسب القسم التي تشير إلى وقت الدخول، وقت الخروج، ساعات العمل، ساعات العمل الإضافية، الحضور المفقود، والراتب المقابل.

دعنا الآن نغوص قليلاً أعمق ونكتشف وظائف حل الحضور القائم على السحابة.

هناك العديد من حلول الحضور ذات الوظائف المتميزة، ولكن اختيار الحل المثالي الذي يناسب احتياجات عملك هو تحدٍ آخر. إليك بعض الخصائص التي يجب أن تضمنها حلك الرقمي.

البيئة التلقائية
يجب أن تضمن إدارة الحضور الرقمية معالجة مرنة وآلية بدءًا من تسجيل الحضور إلى حساب الرواتب. بمجرد تكوين السياسة، يجب أن يعمل النظام وفقًا لذلك.

قابلية التوسع
بعض الحلول تأتي مدمجة مع حل الموارد البشرية (HR). ومع ذلك، يمكنك شراء وحدات وفقًا لاحتياجاتك على أساس الاشتراك. يجب على مزود المنصة الخاص بك ضمان اشتراك مرن دون أي عيوب.

مركزي
يمكن أن تتحكم منصة مركزية في بيانات الأقسام المختلفة من خلال خادم واحد. يمكن للمدير الرئيسي إدارة جميع العمليات الجارية وإجراء تغييرات تنظيمية في جميع أنحاء المكتب.

دعم الهاتف المحمول
الحل الحديث يأتي مع ميزة تطبيق الحضور التي تمكن من تنظيم الحضور والموافقة في متناول يديك. مثل تسجيل الدخول إلى ESS، يمكنك الوصول إليه والاستمتاع بنفس الميزات بنفس الكفاءة مثل المنصة. يمكن للموظفين التقدم بطلب لتنظيم الحضور أثناء التنقل وملاحظة الموافقة على الطلب. حتى المديرين الذين لديهم تسجيل دخول يمكنهم تحديث الطلب عبر الهاتف المحمول بلمسة واحدة.

الحضور باستخدام التعرف على الوجه
عندما يقوم الموظف بتسجيل الدخول عبر الإنترنت أثناء العمل من المنزل، قد لا يكون من الضروري أن يكون الشخص الصحيح هو من يقوم بالتسجيل. لمعرفة ما إذا كان نفس الشخص هو من يقوم بالتسجيل، تم تقديم تقنية التعرف على الوجه، أو ما يسمى بتسجيل السيلفي. في الوقت نفسه، مع تسجيل الدخول، يتم أيضًا التقاط سيلفي الموظف للتحقق الدقيق.

تتبع الموظف
اعتبر أن موظفك في اجتماع مع عميل خارج الولاية، وتحتاج إلى معرفة موقعه/موقعها لتتبع الزيارات. تتاح تتبع الحضور الجغرافي إمكانية تتبع الموظف لكل زيارة موقع عبر نقاط GPS. يمكن استخدامها للقضاء على سرقات الموقع والوقت.

جيو-فينسنج
قد يؤدي منح الوصول إلى نظام تسجيل الحضور عبر الإنترنت للموظفين إلى تسجيل الحضور من خارج المكتب. ولكن مع ميزة الجيو-فينسنج، يمكنك تحديد حدود حول مكتبك للتحقق من الحضور. يمكن السماح للموظفين بتسجيل الدخول/الخروج ضمن هذه الحدود فقط، مما يقضي على سرقة المواقع.